【説明の極意】説明力を身に付けるための2つのポイントについて解説

こんにちは、こぱんです！

突然ですが、皆さんは説明力に自信はありますか？

説明力を高めて聞き手に伝わる説明ができるのは、仕事をしていく上でとても重要な力です。

産業能率大学総合研究所の調査では、「仕事のセンスがある人」の特徴として説明力が第2位にランクインしました。

なんと62.3％もの人が、説明力を重視しているという結果です。

相手に明確に説明を伝えるためのポイントは、主に2つあります。

解説動画：【説明の極意】あなたの説明を聞いてもらえない理由

このブログの内容は下記の動画でも解説しています！

仕事をしていく上で、何かを説明しなければならない場面は必ずある

仕事を円滑に進めていくために、何かしら説明しなければならない場面は必ずあります。

しかし、説明が苦手な人は少なくありません。

1,000人のビジネスパーソンを対象に行われたマイナビニュース会員調査の結果は、以下の通りです。

「伝わる説明をする力」は、「求められているにもかかわらず、苦手な人が多い」のです。

だからこそ、説明力が身に付けば仕事力がアップし、ひいては「稼ぐ力」のアップにもつながります。

たとえば転職の面談で「あなたが関わった一番大きなプロジェクトについて説明してください」と言われた場合を想像してみてください。

説明力が低ければ、一次面接で落ちて次のチャンスをもらうことができません。

しかし、説明力が高くしっかりと面接官に伝えることができれば、次のチャンスがもらえる可能性があります。

これで伝わる！わかってもらうために必要な2つのこと

冒頭でお伝えした通り、相手に明確に説明を伝えるためのポイントは主に2つあります。

説明力に必要なこと①：聞き手のスタンス

「説明」というと、話し手側にスポットが当たりがちです。

しかし実際は、聞き手のスタンスによって説明の伝わりやすさに大きな差が出ます。

以下の3人がいた場合のことを考えてみましょう。

Aさん：一生懸命理解しようとしている

Bさん：どうでもいいと思っている

Cさん：あら探しをしている

Aさん～Cさんのどの人に伝えるのが、一番簡単だと思いますか？

答えはもちろんAさんで、多少説明が下手でも、Aさんに説明するのは比較的簡単です。

逆にどんなに説明力が高い人でも、聞く気がない人にわかってもらうことはできません。

「伝える」とは、コミュニケーションです。

コミュニケーションは人と人の間に発生するものなので、聞き手と信頼関係を作ることが重要です。

 

以前、神戸大学の岩田教授が投稿した動画が話題になりました。

動画の内容は、「感染症の専門家としてダイヤモンド・プリンセス号内の感染管理が不十分」と主張したものでした。

その動画の主張に対して、同じく感染症の専門家である高山医師は、こんなコメントを残しています。

「『DMAT（災害派遣医療チーム）として入る以上は、DMATの活動をしっかりやってください。感染管理のことについて、最初から指摘するのはやめてください。信頼関係ができたら、そうしたアドバイスができるようになるでしょう』と（岩田医師に）申し上げました。」

「岩田先生の感染症医としてのアドバイスは、おおむね妥当だったろうと思います。ただ、正しいだけでは組織は動きません。とくに、危機管理の最中にあっては、信頼されることが何より大切です。」

Newsweek クルーズ船対応に見る日本の組織の問題点

正しいだけでは動かない組織が良いかどうかは置いておいて、何か伝えたいなら、信頼関係が重要になるのは事実です。

「何を言うかより、誰が言うか」という言葉もあります。

言っている内容が同じでも、

あの人の話は聞く気にならない

この人が言えば聞く

ということがありませんか？

そのような時は「主張の内容」ではなく、「信頼関係の有無」で聞き手が聞いてくれるかどうかが決まっているのです。

上司に話を聞いてもらいたい場合は、以下のどちらかの気持ちになってもらえるよう心がけましょう。

話を聞きたい

上司に「話を聞きたい」と思ってもらうなら、仕事自体の能力アップがポイントです。

優秀な部下の話は、上司としても「聞いておいた方が得」だと考えてもらえるためです。

「彼の話は、きっと私の役に立つ情報だろう」

「多分、彼は良い提案をしてくれるだろう」

こんな認識をしてもらえれば、ちょっとくらい説明スキルが低くても問題ありません。

上司側から、

「それはつまり、こういう意味かな？」

「今のところ、もう少し詳しくいいかな？」

という感じで、上手に話を引き出してくれるはずです。

話を聞いてあげたい

上司に「話を聞いてあげたい！」と思ってもらうなら、上司と良い人間関係をつくるのがポイントです。

可愛い部下の話なら「これも部下育成だよな」と付き合ってくれるようになります。

上司と仲良くなることが「説明が伝わらない」という悩みを解決する手段になり得るのです。

「話自体あんまり聞いてもらえない」という状態だと難しいかもしれませんが、解決方法の1つとして知っておきましょう。

面接官は、転職希望者の履歴書を見て「すごい実績のある本命」と「たいした実績のない補欠」をしっかり区別しています。

履歴書に自分の強み・実績を丁寧に表現できていれば、面接でも最初から興味をもって話を聞いてもらえるでしょう。

なので、履歴書の記載内容は非常に重要なのです。

説明力に必要なこと②：話し手としてのスキル

説明そのものが分かりやすければ、当然話も伝わりやすくなります。

話し手のスキルについては、書店に行くと数十冊は専門の本が見つかります。

しかし今回は、その20～30冊の本に共通して書いてあった3つのポイントにピックアップして紹介します。

限界まで準備する

説明が苦手だと自覚していながら、準備をおろそかにする人は大勢います。

しかし上手に説明したいなら、話を始める前に限界まで準備しておく必要があります。

プレゼンの達人と言われたスティーブ・ジョブズでさえ、商品のプレゼンをする際には相当な時間をかけて準備していました。

明るくはっきりと話す

「明るい声で元気よく！」なんて言われると、先生に挨拶指導される小学生のようですが、大人でも話す際の重要なポイントになります。

自分自身で「説明が苦手…」という意識を持ってしまうと、下を向いてしまったり、声が小さくなってしまいがちですが、それだけでも印象が悪くなってしまいます。

では、リベ大両学長のYouTubeの最初の挨拶「こんにちはー、両です！」を、初期の動画と最近の動画で聞き比べてみましょう。

関連動画

→プロフィール&自由な生活を手にするためにはどうすればいいか　（初期の動画）

→大企業が働きにくい5つの理由と「じゃあどうすれば良いのか」を解説　（2020年8月時点の最新動画）

 

初期の声のままだったら、チャンネル登録者数が40万人以上に増えることはなかったかもしれません。

声の明るさが違うだけで、ずいぶん印象が違いますよね？

目的を意識する

「説明が苦手」という人の中には、話しているうちに「自分が何を話しているのか」分からなくなってしまう場合が多いです。

職場の上司に話しかける前に、会話の目的を明確に認識しておきましょう。

また、自分で認識しておくだけでなく、説明の最初に宣言してしまうのも有効です。

「部長！今日は〇〇について説明します。話をきいて問題なければ、AプランでOKと言ってください！」

最初に宣言しておくことで、部長も「私は、可否を判断すればいいんだな」と目的を明確にすることができます。

関連動画

→【あなたも知らずにやっている】人生で損する質問の仕方7選

まとめ：伝わる説明ができることは、稼ぐ力の向上にもつながっていく

今回の記事のまとめです。

自分の説明を分かってもらうために重要なことは2つです。

説明が伝わるかどうかで仕事の質が変わっていくので、伝わる説明ができることは、仕事力・稼ぐ力アップにつながります。

▼図解：稼ぐ力

 

伝わる説明ができれば、評価や売上が上がり収入に跳ね返ってきます。

また、転職市場でも自分の価値を評価してもらいやすくなります。

今、説明が上手と言われている人だって、最初からうまくできたわけではなく、練習を繰り返して上達したのです。

誰でも正しく努力することで、説明力を鍛えられます。

だから説明力に悩んでいる方は、聞き手に話が伝わるように少しずつ改善していきましょう。

本当に説明が下手で、改善の見込みがない人というのは、たいてい自分に説明力がないことを自覚していません。

話を聞いてもらえていないにもかかわらず、1人で話を続けてしまうような人もいます。

苦手意識があることでも、コツを知ることで「今日」から改善できることがあります。

口下手やお人好しは、人に搾取されやすかったり、評価されにくかったりと損してしまうので、伝える技術も磨いてみましょう。

伝える技術を身に付ければ、

• 仕事
• 恋愛
• 友人関係
• 趣味

など、公私問わず人生のどんな場面でも役立つでしょう。

今日からしっかり学んで、良い人生にしていきましょう。

以上、こぱんでした！